Você que mora ou já morou em condomínio, sabe que no boleto que você recebe todo mês vem o nome da administradora ou contabilidade que administra o seu condomínio. Mas o papel da administradora vai muito além de enviar os boletos. Confira abaixo as principais responsabilidades dessa empresa contratada por seu condomínio:

1. Folha de pagamento: se seu condomínio possui funcionários próprios, a administradora calcula a folha de pagamento, horas extras, apura os impostos relacionados aos funcionários, vale transporte e tudo o que diz respeito aos colaboradores. É importante que a empresa tenha pleno conhecimento dos direitos e deveres dos funcionários e da legislação trabalhista.

2. Financeiro: tanto a parte de recebimento das contas (dos boletos pagos pelos moradores), quanto a parte de pagamento dos fornecedores é de responsabilidade da administradora. O recolhimento e pagamento de impostos também. Ela que deve fazer a gestão de caixa, que pode ainda incluir a transferência para os fundos do condomínio, como fundo de reserva e investimentos.

3. Compras: esse é um trabalho que pode ser feito pelo síndico ou zelador também. É importante que haja  3 cotações para compras que não forem emergenciais, especialmente aquelas de altos valores. Dessa forma o condomínio terá maior transparência e melhor custo benefício ao efetuar suas compras.

4. Previsão orçamentaria: as finanças do condomínio devem ser pensadas e analisadas com frequencia. Geralmente, essa previsão acontece uma vez por ano e deve garantir que as receitas do condomínio sejam maiores que as despesas. Essa previsão é analisada juntamente com o síndico e conselho administrativo, que são os responsáveis pelas tomadas de decisões.

5. Organização e realização de assembleias: a administradora que faz a convocação dos proprietários, que organiza o espaço e equipamentos necessários, como caixa de som, microfone e projetor.

6. Envio de comunicados, advertências e multas: a administradora é responsável apenas pelo envio de advertências e multas, mas quem solicita e verifica quando estes devem ser enviados é o síndico. Já no caso de comunicados, a administradora pode enviar, caso seja de interesse  ou haja necessidade do condomínio.

7. Soluções de problemas: a administradora, juntamente com o corpo diretivo do condomínio deve pensar nas soluções para resolver os problemas que podem ocorrer. É importante que a administradora tenha um bom advogado que oriente e verifique os impactos legais das decisões tomadas pelo corpo diretivo.

8. Prestação de contas: é de responsabilidade da administradora elaborar a prestação de contas, demonstrando todas as receitas e despesas do condomínio, entretanto, a responsabilidade legal do condomínio é sempre do síndico. Uma vez por ano, pelo menos, a administradora deve, por meio de assembleia, apresentar a prestação de contas que poderá ser aprovada ou não pelos proprietários.

É importante frisar que não é de responsabilidade da administradora, resolver problemas dentro das unidades (como canos estourados, por exemplo). Isso é responsabilidade do proprietário e, caso a construção ainda esteja na garantia, é necessário solicitar os reparos à construtora. A administradora também não é responsável pelos contratos de aluguel das unidades.

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